Filiale von Bollag-Guggenheim

Der Schweizer Modehändler Bollag-Guggenheim Fashion Group betreibt Mono- und Multibrand Stores in der gesamten Schweiz und gehört als Groß- und Einzelhändler zu den wichtigsten Modeunternehmen des Landes. Als in seinen vierzehn eigenen Filialen der Umstieg auf ein moderneres Kassensystem bevorstand, sollte der laufende Betrieb so wenig wie möglich beeinflusst werden. Das Beispiel zeigt, wie die gemeinsame strategische Vorarbeit mit dem Technologiepartner einen Systemwechsel erleichtert und wie Modehändler von aktueller Retail Technologie profitieren.

Die Bollag-Guggenheim Fashion Group steht für ausgewählte Markenmode und importiert exklusiv für die Schweiz internationale Brands. Mitten in Zürich betreibt sie den edlen Multibrand Concept-Store „The Gallery“ - einer von insgesamt vierzehn eigenen Stores, darunter acht Marc O’Polo, ein Closed sowie zwei Multibrand Konzepte und drei Outlets. Seit 70 Jahren ist das Traditionsunternehmen eine feste Größe in der Schweizer Modewelt und seit fünfzehn Jahren in Fragen der Retail Technology Kunde von ROQQIO, damals noch „Futura Horgen“. Als sich ankündigte, dass das in den eigenen Filialen genutzte Kassensystem technologisch nicht mehr weiterentwickelt und gepflegt würde, war das Ziel, sich bei einem Systemwechsel zukunftsfähig aufzustellen und den laufenden Verkaufsbetrieb so wenig wie möglich durch eine Umstellung zu beeinflussen. Das Management entschied sich, den Weg weiter mit ROQQIO zu gehen - und plante die Umstellung für Anfang März 2020. „Uns war es wichtig, dass wir in einem anspruchsvollen wirtschaftlichen Umfeld ROQQIO als Anbieter und Ansprechpartner für Warenwirtschaft und Kassenlösung behalten, um weiterhin von der bereits gut funktionierenden Zusammenarbeit zu profitieren“, sagt Unternehmens-CFO Gaby Vock.

Start mit Intensivworkshop

Nach einem Intensivworkshop mit den Projektverantwortlichen auf beiden Seiten, stand auch das Vorgehen fest: Den Anfang bei der Erneuerung der Retail Technologie machte der Umstieg auf eine aktuelle Version der SQL-Datenbank, auf deren Basis auch das neue Warenwirtschafts- und Kassensystem betrieben werden. Als bestandsführendes System installierte ROQQIO die neueste Version der ROQQIO Warenwirtschaft. Denn die neue Kasse sollte auch wieder auf das Warenwirtschaftssystem zugreifen und damit auf Warenbewegungen und Lagerbestände, Umsätze oder Kundendaten. Bei der Kassenhardware wurde ebenfalls aufgerüstet und neue Modelle mit mehr Arbeitsspeicher angeschafft.

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Dann stand der eigentliche Wechsel auf die Kassensoftware ROQQIO POS an. Die Funktionen und Konfigurationsmöglichkeiten des neuen Kassensystems waren dem Bollag-Guggenheim Management bereits im Workshop vorgestellt worden. Die Vorteile der Omnichannel-Kasse gegenüber ihrer fünfzehn Jahre alten Vorgängerversion wurden besprochen, Bollag-Guggenheim entschied, welche neuen Funktionen das Unternehmen in der seiner künftigen Kasse aktivieren und nutzen will und welche nicht. So sollte beispielsweise die neue Möglichkeit zum Einsatz kommen, Kunden einen Warenbon per E-Mail zu übermitteln. Auch einen anderen möglichen Standard der Kassensoftware hat das Unternehmen für sich anpassen lassen: Die Verkaufsmitarbeitenden von Bollag-Guggenheim sollen berechtigt sein, einen kleinen Rabatt an der Kasse zu geben. Meint ein Kunde, dass ihm ein höherer Rabatt zustünde, oder ist der Verkaufsmitarbeitende dieser Überzeugung, wird die Filialleitung hinzugezogen. Diese kann mit ihrem Passwort eine höhere Rabattierung ermöglichen – allerdings ebenfalls bis zu einer festgelegten Obergrenze.

Reibungsloser Rollout

Auf Basis solcher Nutzerwünsche konfiguriert ROQQIO eine Testkasse. Das Bollag-Guggenheim Team, bestehend aus der IT-Verantwortlichen, dem Retailverantwortlichen sowie zwei Filialleiterinnen, spielt damit alle Verkaufs- und Kassenprozess intensiv durch und sammelt die Erfahrungen als Feedback für den ROQQIO-Projektleiter. Mithilfe dieses Feedbacks kann ROQQIO das System überarbeiten, so dass es schon im nächsten Durchgang, mit dem Testsystem keine größeren Beanstandungen mehr gibt. Daher werden auf dem zweiten Kassen-Prototyp der Testlauf und die Anwenderschulung nach dem Train the Trainer Modell gleichzeitig durchgeführt. Das hat den Vorteil, dass die für die zweite Testphase eingeplanten Zeit doppelt genutzt und der Schulungsaufwand reduziert wird. Nach Abschluss der Schulung erfolgt ein glatter System-Rollout.

Gaby Vock: „Unsere gemeinsame, strukturierte Vorarbeit hat sich gelohnt. Wir hatten tolle Unterstützung durch den Projektleiter Andreas Fritschi. Und der Systemwechsel auf ROQQIO POS hat am Stichtag reibungslos funktioniert. Innerhalb von zwei Wochen konnten wir die Kassenhardware austauschen, die Mitarbeitenden schulen und zwei Tage vor dem Lockdown die Softwareumstellung in allen vierzehn Filialen vornehmen.“

Zusätzlich hatte sich Bollag-Guggenheim im Rahmen des Systemwechsels auch für das ROQQIO Dashboard entschieden um damit mobil und online auf die Unternehmensdaten zugreifen zu können. So sind die Kennzahlen über alle Filialen jederzeit, ansprechend aufbereitet, live verfügbar. Insgesamt ist man bei Bollag-Guggenheim mit der IT-Modernisierung zufrieden. Gaby Vock:

„Die neue Kassensoftware ist einfach und übersichtlich zu bedienen, den Mitarbeitenden fiel der Wiedereinstieg, selbst nach der achtwöchigen, ungewollten Pause durch den Lockdown, sehr leicht. Die Lösung bietet den Storeverantwortlichen gute Auswertungsmöglichkeiten und ermöglicht den Team-Mitgliedern das Aufsetzen klar strukturierter Rollenzuteilungen und Berechtigungen.“

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Über die Bollag-Guggenheim AG

Firmensitz: Glattpark, Schweiz

Management: Peder Casanova, Romano Maspero, Gaby Vock

Mitarbeiter: 120

Filialen: 20 Marc O’Polo Monobrand Stores über die Schweiz verteilt, davon 12 mit Franchise Partnern u.a. in Basel, Chur, Luzern, St. Gallen, Winterthur und Zürich,
1 Monobrand Store CLOSED in Zürich
2 Multibrand-Stores „The Gallery“ in Spreitenbach, Shoppi Tivoli und Zürich
3 Outlets (von Marc O’Polo bzw. The Gallery) in Aubonne, Landquart und Schönenwerd

Outlets: Marc O'Polo Outlet, Aubonne
The Gallery Outlet, Landquart
The Gallery Outlet, Schönenwerd

Marken: Closed, Coccinelle, Fracomina, G-LAB, Guess, iBlues, iHeart, Mackage, Marco O'Polo, More & More und YAYA.

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