In bargeldintensiven Bereichen wie dem Einzelhandel werden immer wieder Betrugsfälle bekannt, in denen mittels manipulierter Kassensoftware die Umsätze verringert und so Steuern vermieden werden. Zudem war die Prüfung durch die zuständigen Behörden bislang sehr aufwändig, weil eine einheitliche digitale Schnittstelle fehlte. Im kommenden Jahr steht daher eine Neuerung für elektronische Kassensysteme an: Mit der Verordnung zur Bestimmung der technischen Anforderungen an elektronische Aufzeichnungs- und Sicherungssysteme im Geschäftsverkehr (Kassensicherungsverordnung - KassenSichV) wollen die Finanzbehörden nachträgliche Manipulation von elektronischen Aufzeichnungen im Einzelhandel weiter erschweren. Was das im Einzelnen beinhaltet und was Sie als Händler beachten müssen, erklären wir auf dieser Seite.

 

 

Was ist die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV)?

Die Kassensicherungsverordnung ist das neueste Glied in einer Kette von Vorgaben und Gesetzen, die die Fiskalisierung von Kassensystemen betreffen, wie die GoBD (2014) und die Kassennachschau (2018). Die Kassensicherungsverordnung wurde am 26. September 2017 im Bundesgesetzblatt verabschiedet und gilt ab dem 1. Januar 2020. Sie konkretisiert den § 146a der Abgabenordnung (AO) und bestimmt die technischen Anforderungen an elektronische Sicherungs- und Aufzeichnungssysteme. Im Einzelnen betrifft das die folgenden Punkte:

  • welche elektronischen Aufzeichnungssysteme die Regelung betreffen,
  • wann und in welcher Form eine Protokollierung der digitalen Grundaufzeichnung zu erfolgen hat,
  • wie diese Speicherung der Grundaufzeichnungen zu erfolgen hat,
  • die Anforderung an eine einheitliche digitale Schnittstelle,
  • Anforderungen an die technischen Sicherungseinrichtung,
  • Anforderungen an den auszustellenden Beleg,
  • den Rahmen der Zertifizierung.

 

Fristen bei der Kassensicherungsverordnung

Die Kassensicherungsverordnung gilt ab dem 1. Januar 2020 für sämtliche elektronische Kassen in Deutschland, das heißt, ab diesem Zeitpunkt müssen die Systeme mit einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein. Am 25.09.2019 haben die Bund- und Länderfinanzverwaltungen eine Übergangsfrist bis zum 30.09.2020 beschlossen, da es zu diesem Zeitpunkt noch keine zertifizierte TSE auf dem Markt gab. Es gilt allerdings nur eine sogenannte Nichtaufgriffsregelung: Unternehmen müssen während dieser Übergangsfrist glaubhaft nachweisen können, dass sie bereits daran arbeiten, ihre Kassensysteme aufzurüsten. Ab dem 01.01.2020 dürfen nämlich bereits Prüfungen stattfinden. Bis spätestens September 2020 ist die Inbetriebnahme einer TSE dann zwingend erforderlich.

Neu angeschaffte Kassensysteme müssen ab dem 01.01.2020 beim Finanzamt gemeldet werden. Wurde das System vor dem 01.01.2019 erworben, gilt eine Frist bis zum 31.01.2020. Nicht aufrüstbare Kassen sind voraussichtlich bis zum Dezember 2022 nutzbar. Sie dürfen allerdings nur in Betrieb bleiben, wenn sie die Bedingungen erfüllen, die das Bundesfinanzministerium in seinem Schreiben vom 26.11.2010 im Sinne der GobD festgelegt hat.

 

 

Fiskalisierte Kassensysteme: Deutschland ist spät dran

In vielen anderen europäischen Ländern gibt es fiskalisierte Kassensysteme bereits seit vielen Jahren. Die gewählten Lösungsansätze sind dabei ganz unterschiedlich. Das Ziel ist immer, die erzeugten Belege manipulationssicher zu speichern und im Prüfungsfall den Behörden zur Verfügung zu stellen. Das kann zum Beispiel über einen im Kassendrucker eingebauten Fiskalspeicher erfolgen, der alle ausgedruckten Belege speichert. Dies ist unter anderem in Polen und Italien der Fall. Modernere Systeme übertragen die Bondaten online direkt an die Behörden, so zum Beispiel in Kroatien.

 

GoBD: die Basis der Kassensicherungsverordnung

Bei der GoBD handelt es sich lediglich um eine Vorschrift des Finanzministeriums und nicht um ein Gesetz. Dennoch sind Gewerbetreibende verpflichtet, die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung einzuhalten. Nahezu alle professionellen Softwaresysteme wie Warenwirtschaft, ERP und Kassensoftware haben sich an der GoBD und dem Vorläufer der GdPdU orientiert und die Manipulationssicherheit der Systeme erhöht. Dies schließt die Protokollierung der Transaktionen im Rahmen der digitalen Grundaufzeichnung ein. Gleichzeitig wurde über ein standardisiertes Exportformat die Prüfung der digitalen Daten signifikant erleichtert. Jede Transaktion von einem elektronischen Aufzeichnungssystem enthält folgendes:

  • den Zeitpunkt vom Beginn des Vorgangs,
  • eine eindeutige Transaktionsnummer,
  • die Art des Vorgangs,
  • die Zahlungsart,
  • den Zeitpunkt der Vorgangsbeendigung,
  • oder den Zeitpunkt des Abbruchs,
  • einen Prüfwert,
  • und die Seriennummer des Aufzeichnungssystems.

Die GoBD formuliert keine eindeutigen Vorgaben für die Kassensoftware. Die Möglichkeit der Überprüfung besteht durch einen GoBD-Export und das Einlesen der Daten durch die Prüfsoftware IDEA, die vom Finanzamt eingesetzt wird.
 

Technische Sicherungseinrichtung (TSE)

Über die Kassensicherungsverordnung ist geregelt, dass ab 2020 alle Registrierkassen / Kassensysteme am POS über eine TSE verfügen müssen. Diese besteht nach dem BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) aus drei Bestandteilen:

  1. Einem Sicherheitsmodul, das ab Beginn der Eingabe einsetzt und alle Aufzeichnungen protokolliert, sodass sie später nicht mehr verändert werden können.
  2. Einem Speichermedium, das die Daten sicher für die Dauer der gesetzlichen Speicherfrist aufbewahrt. Diese beträgt aktuell 10 Jahre.
  3. Einer Sicherheitseinrichtung, die eine vereinheitlichte digitale Schnittstelle zu Prüfungszwecken der Datenübergabe beinhaltet.

Diese Sicherheitseinrichtung muss durchgehend mit der Registrierkasse in Verbindung stehen.

Für die Einrichtung werden Händlern Kosten entstehen. Wie hoch diese sind, hängt vom System und Anbieter ab. In Österreich wurde diese Umstellung bezuschusst, damit ist in Deutschland aktuell jedoch nicht zu rechnen.

Neue Belegausgabepflicht

§ 6 der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) stellt neue Anforderungen an den Beleg: Elektronische Kassensysteme müssen für jeden sogenannten Geschäftsvorfall einen Bon erstellen. Auf dem Beleg müssen folgende Informationen stehen:

  • Name inklusive Rechtsform und Anschrift des Unternehmens
  • Datum der Belegausstellung und Uhrzeit der Leistungserbringung (Beginn und Ende der Transaktion)
  • Art und Menge der erworbenen Gegenstände beziehungsweise Art und Umfang sonstiger Leistungen
  • Transaktionsnummer
  • Steuersatz, Summen der Entgelte sowie der darin enthaltene Steuerbetrag beziehungsweise der Hinweis im Falle einer Steuerbefreiung
  • Seriennummer des elektronischen Kassensystems oder die Seriennummer des Sicherheitsmoduls

Diese Angaben müssen ohne maschinelle Unterstützung lesbar sein. Der Beleg kann entweder in Papierform oder auch elektronisch in einem standardisierten Datenformat, etwa JPG oder PDF, ausgestellt werden. Er muss dem Kunden in jedem Fall zur Verfügung gestellt werden. Das bedeutet, dass Unternehmen für eine elektronische Übermittlung das Einverständnis der Kunden brauchen.

Hinweis zu Ausnahmen: Das Finanzamt kann aus Zumutbarkeitsgründen Unternehmen von der Belegausgabepflicht befreien. So können etwa Unternehmen, die an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen Ware verkaufen, einen entsprechenden Antrag auf Befreiung stellen. Diese Befreiung ist Ermessenssache und kann widerrufen werden.

 

 

 

FAQs zur Kassensicherungsverordnung

Was bedeutet die Fiskalisierung?

Fiskalisierung bedeutet die von der Finanzbehörde geforderte manipulationsfreie Sicherung der Daten im Einzelhandel. Für die Umsetzung gibt es Vorgaben, die einzuhalten sind.

Brauche ich eine technische Sicherungseinrichtung (TSE)?

Ja. Die TSE soll die manipulationsfreie Speicherung der Daten gewährleisten. Ab 2020 müssen technische Aufzeichnungsgeräte über eine TSE verfügen. Die Vorgaben für die TSE sind noch nicht abschließend geregelt (Stand November 2019).

Entstehen mir durch die TSE Kosten?

Ja. Wie hoch diese sind, hängt vom Anbieter und der Kassenhardware ab. Ein Zuschuss ist aktuell nicht vorgesehen.

Wie verhalte ich mich bei einem Ausfall der Registrierkasse?

Jede Kasse kann einmal ausfallen, eine technische Störung haben oder ähnliches. Aktuell wird noch diskutiert und muss noch definiert werden, was bei einem Ausfall der Registrierkasse geschieht. Eine Möglichkeit ist die steuerliche Aufzeichnung über eine offene Ladenkasse mit einem Kassenbuch.

Ist mein Kassensystem GoBD konform?

GoBD meint die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Die Daten der Registrierkasse müssen so gespeichert werden, dass keine Manipulation möglich ist. Es gibt etliche Kassensysteme. Ob die eigene Soft- und Hardware den aktuellen Anforderungen entspricht und entsprechen wird, müssen Sie im Einzelfall beim Anbieter nachfragen.

Benötigt jede neue Kassenhardware eine neue TSE?

Laut unseren bisherigen Erkenntnissen kann eine TSE innerhalb desselben Unternehmens für mehrere Kassen genutzt werden. D.h., wenn Kasse A mit TSE 1 verbunden war und defekt ist, kann die Ersatzkasse B mit TSE 1 verbunden werden.

Müssen Aufträge aus dem Onlineshop, die über die Kassenschnittstelle in die Warenwirtschaft importiert werden, auch auf der TSE gespeichert werden?

Wenn der Umsatz am Kassenplatz getätigt wird (z.B. bei "Click & Reserve") muss die Transaktion in der TSE gespeichert werden. Wenn die Zahlung bereits im Webshop erfolgte, dann nicht.

Darf bei einem Totalausfall einer Kasse (z.B. Festplatte defekt) weiter verkauft werden?

Ja, Sie dürfen weiterverkaufen, müssen dann allerdings Papierbelege (Quittungsblock) erstellen und den Defekt möglichst schnell beheben.

Benötigt bei einem Filialbetrieb jede einzelne Filiale / Kasse eine TSE oder kann das zentral eingesetzt werden?

Grundsätzlich ist auch eine zentrale Lösung möglich, dann muss eine solche "TSE-Connect-Box" aber von den Filialkassen per Netzwerkprotokoll in der Zentrale erreichbar sein.

Wird der TSE-Ausfall durch die Kasse angezeigt?

Ja, die Kasse muss prüfen, ob die TSE funktionsfähig ist und bei deren Ausfall eine Warnung ausgeben.

Muss die TSE nach einer bestimmten Zeit getauscht werden?

Ja, wenn das Zertifikat abgelaufen ist. Das ist nicht einheitlich geregelt und kann je nach TSE nach 3, 5 oder 7 Jahren der Fall sein.

 

Was muss ich als Händler jetzt machen?

Aktuell ist die Umsetzung der Kassensicherungsverordnung noch mit großer Unsicherheit bei Händlern und Herstellern verbunden, denn bislang (Stand November 2019) steht noch keine zertifizierte TSE zur Verfügung, da die Angaben für die Hersteller fehlen. Am 25.09.2019 haben die Bund- und Länderfinanzverwaltungen deshalb eine Übergangsfrist bis zum 30.09.2020 beschlossen. Dennoch sind ab dem 01.01.2020 Prüfungen möglich und Sie müssen ab diesem Zeitpunkt glaubhaft nachweisen können, dass Sie bereits Bestrebungen unternehmen, Ihre Kassensysteme aufzurüsten (Stand November 2019).


Nach der bisherigen Auffassung kann die TSE nur sicher mittels Hardware (z.B. einem USB-Stick oder einer Netzwerk-Box) gelöst werden. Ob auch eine rein cloudbasierte Softwarelösung erfolgreich durch die Zertifizierung gehen wird, ist bisher unklar. Sicher ist nur, dass die Kassenbelege manipulationssicher abgelegt werden müssen. Dabei ist eine Verkettung der Belege in Reihe gefordert, was eine nachträgliche Veränderung von einzelnen Belegen verhindert.

 

Anforderungen 2020

✔ Belegausgabepflicht tritt in Kraft
✔ Technische Sicherungseinrichtung (TSE) wird verbindlich
✔ Meldepflicht für neue Geräte beim Bundesfinanzministerium (BMF)


 

 

Wechsel / Übergangsfrist

✔ Ein Wechsel der Hardware ist nur nötig, wenn nicht aufgerüstet werden kann.
✔ Wenn Sie feststellen, dass Ihr Kassensystem nicht den Anforderungen entspricht, planen Sie rechtzeitig den Wechsel.


 

Software prüfen

✔ Ist die Kassensoftware GoBD konform?
✔ Brauchen Sie ggf. ein Update?

Die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung gelten seit 2017. Die Daten müssen 10 Jahre digital archiviert und jederzeit bei der Kassen-Nachschau vorlegbar sein. Ab 2020 besteht Belegausgabepflicht.

 

Hardware prüfen

✔ Gibt es eine TSE für die Kassenhardware?
✔ Wie hoch sind die Kosten der TSE?

Sie haben bei "alten" Kassensystemen für die Umstellung eine Übergangsfrist bis Dezember 2022. Sichern Sie sich ab, dass es eine TSE für Ihre Kassenhardware geben wird und klären die Kosten.

 

 

 

Es handelt sich auf dieser Seite um Informationen zur Kassensicherungsverordnung. Als Softwareanbieter für den Handel können und dürfen wir keine Rechtsberatung übernehmen.

 

Vorgaben/Richtlinien zur GoBD

 

Kassensicherungsverordnung: weiterführende Informationen

 

Link zum DFKA

 

Link

 

 

Link zum Bundesfinanzministerium

Link zu Details der KassenSichV

 

ROQQIO POS

ROQQIO Lösungen

ROQQIO POS ist eine zertifizierte Kassensoftware.

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