Der Hauptgrund für die Einführung der Kassensicherungsverordnung liegt in der Vermeidung der nachträglichen Manipulation von elektronischen Aufzeichnungen im Einzelhandel. Die Steuerdaten sind durch Registrierkassen und elektronische Aufbereitung sehr gut. Nachträgliche Manipulationen sind aber nur mit hohem Aufwand festzustellen. Um das zu vermeiden, wurden im Rahmen der GoBD die technischen Anforderungen zur Sicherung der Daten festgelegt. Durch die Vereinheitlichung sollen Authentizität, Echtheit, Lücken in der Aufzeichnung und die Unverfälschtheit der Daten sofort erkennbar sein. Was das im einzelnen beinhaltet und was Sie als Händler beachten müssen, klären wir auf dieser Seite.

 

 

Der aktuelle Stand

In bargeldintensiven Bereichen wie dem Einzelhandel werden immer wieder Betrugsfälle bekannt, in denen mittels manipulierter Kassensoftware die Umsätze verringert und so Steuern vermieden werden. Um diese illegalen Praktiken einzuschränken, hat der Gesetzgeber bereits im Jahr 2017 die Kassensicherungsverordnung als Gesetz verabschiedet. Diese sichert die Umsetzung der GoBD. Im Rahmen dessen müssen ab dem 1. Januar 2020 alle Kassen in Deutschland mit einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein. Am 25.09.2019 haben die Bund und Länderfinanzverwaltungen eine Übergangsfrist bis zum 30.09.2020 beschlossen. Das heißt, dass die Inbetriebnahme einer TSE spätestens ab September 2020 zwingend erforderlich ist. Ab dem 1.1.2020 dürfen bereits Prüfungen stattfinden. Sie müssen dann glaubhaft nachweisen können, dass Sie bereits Bestrebungen unternehmen Ihre Kassensysteme aufzurüsten.  

Deutschland ist spät dran

In vielen anderen europäischen Ländern gibt es fiskalisierte Kassensysteme bereits seit vielen Jahren. Die gewählten Lösungsansätze sind dabei ganz unterschiedlich. Das Ziel ist immer, die erzeugten Belege manipulationssicher zu speichern und im Prüfungsfall den Behörden zur Verfügung zu stellen. Das kann zum Beispiel über einen im Kassendrucker eingebauten Fiskalspeicher erfolgen, der alle ausgedruckten Belege speichert. Dies ist unter anderem in Polen und Italien der Fall. Modernere Systeme übertragen die Bondaten online direkt an die Behörden, so zum Beispiel in Kroatien.

Hintergrund der Kassensicherungsverordnung

Im Dezember 2016 wurde das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen verabschiedet. Dieses beinhaltet die allgemeine Formulierung des rechtlichen Rahmens. Hierbei handelt es sich um die GoBD: Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Die Kassensicherungsverordnung regelt im § 146a der Abgabenordnung (AO) die technischen Anforderungen bezüglich folgender Punkte:

  • welche elektronischen Aufzeichnungssysteme die Regelung betreffen,
  • wann und in welcher Form eine Protokollierung der digitalen Grundaufzeichnung zu erfolgen hat,
  • wie diese Speicherung der Grundaufzeichnungen zu erfolgen hat,
  • die Anforderung an eine einheitliche digitale Schnittstelle,
  • Anforderungen an die technischen Sicherungseinrichtung,
  • Anforderungen an den auszustellenden Beleg,
  • den Rahmen der Zertifizierung.

 

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Nahezu alle professionellen Softwaresysteme wie Warenwirtschaft, ERP und Kassensoftware haben sich an der GoBD und dem Vorläufer der GdPdU orientiert und die Manipulationssicherheit der Systeme erhöht. Dies schließt die Protokollierung der Transaktionen im Rahmen der digitalen Grundaufzeichnung ein. Gleichzeitig wurde über ein standardisiertes Exportformat die Prüfung der digitalen Daten signifikant erleichtert. Jede Transaktion von einem elektronischen Aufzeichnungssystem enthält folgendes:

  • den Zeitpunkt vom Beginn des Vorgangs,
  • eine eindeutige Transaktionsnummer,
  • die Art des Vorgangs,
  • die Zahlungsart,
  • den Zeitpunkt der Vorgangsbeendigung,
  • oder den Zeitpunkt des Abbruchs,
  • einen Prüfwert,
  • und die Seriennummer des Aufzeichnungsssystems.

Bei der GoBD handelt es sich lediglich um eine Vorschrift des Finanzministeriums und nicht um ein Gesetz. Dennoch sind Gewerbetreibende verpflichtet die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung einzuhalten. Die GoBD formuliert keine eindeutigen Vorgaben für die Kassensoftware. Die Möglichkeit der Überprüfung besteht durch einen GoBD-Export und das Einlesen der Daten durch die Prüfsoftware IDEA, die vom Finanzamt eingesetzt wird.

 

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Technische Sicherheitseinrichtung

Über die Kassensicherungsverordnung ist geregelt, dass ab 2020 alle Registrierkassen / Kassensysteme am POS über eine TSE verfügen müssen. Diese besteht nach dem BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) aus drei Bestandteilen:

  1. Einem Sicherheitsmodul, das ab Beginn der Eingabe einsetzt und alle Aufzeichnungen protokolliert, sodass sie später nicht mehr verändert werden können.
  2. Ein Speichermedium, dass die Daten sicher für die Dauer der gesetzlichen Speicherfrist aufbewahrt. Diese beträgt aktuell 10 Jahre.
  3. Einer Sicherheitseinrichtung, die eine vereinheitlichte digitale Schnittstelle zu Prüfungszwecken der Datenübergabe beinhaltet.

Diese Sicherheitseinrichtung muss durchgehend mit der Registrierkasse in Verbindung stehen.

Für die Einrichtung werden Händlern Kosten entstehen. Wie hoch diese sind, hängt vom System und Anbieter ab. In Österreich wurde diese Umstellung bezuschusst, damit ist in Deutschland aktuell nicht zu rechnen.

 

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FAQs zur Kassensicherungsverordnung

Was bedeutet die Fiskalisierung?

Fiskalisierung bedeutet die von der Finanzbehörde geforderte manipulationsfreie Sicherung der Daten im Einzelhandel. Für die Umsetzung gibt es Vorgaben, die einzuhalten sind.

Brauche ich eine TSE?

Ja. Die TSE steht für "technische Sicherheitseinrichtung". Diese soll die manipulationsfreie Speicherung der Daten gewährleisten. Ab 2020 müssen technische Aufzeichnungsgeräte über eine TSE verfügen.  Die Vorgaben für die TSE sind noch nicht abschließend geregelt (Stand Juni 2019).

Entstehen mir durch die TSE Kosten?

Ja. Wie hoch diese sind, hängt vom Anbieter und der Kassenhardware ab. Ein Zuschuss ist aktuell nicht vorgesehen.

Wie verhalte ich mich bei einem Ausfall der Registrierkasse?

Jede Kasse kann einmal ausfallen, eine technische Störung haben oder ähnliches. Doch wie verhalte ich mich in diesem Fall? Aktuell wird noch diskutiert und muss noch definiert werden, was bei einem Ausfall der Registrierkasse geschieht. Eine Möglichkeit ist die steuerliche Aufzeichnung über eine offene Ladenkasse mit einem Kassenbuch.

Ist mein Kassensystem GoBD konform?

GoBD meint die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Die Daten der Registrierkasse müssen so gespeichert werden, dass keine Manipulation möglich ist. Es gibt etliche Kassensysteme. Ob die eigene Soft- und Hardware den aktuellen Anforderungen entspricht und entsprechen wird, muss im Einzelfall beim Anbieter nachgefragt werden.

Benötigt jede neue Kassenhardware eine neue TSE?

Laut unseren bisherigen Erkenntnissen kann eine TSE innerhalb desselben Unternehmens für mehrere Kassen genutzt werden. D.h., wenn Kasse A mit TSE 1 verbunden war und defekt ist, kann die Ersatzkasse B mit TSE 1 verbunden werden.

Müssen Aufträge aus dem Onlineshop, die über die Kassenschnittstelle in die Warenwirtschaft importiert werden auch auf der TSE gespeichert werden?

Wenn der Umsatz am Kassenplatz getätigt wird (z.B. bei "Click & Reserve") muss die Transaktion in der TSE gespeichert werden. Wenn die Zahlung bereits im Webshop erfolgte, dann nicht.

Darf bei einem Totalausfall einer Kasse (z.B. Festplatte defekt) weiter verkauft werden?

Es darf weiterverkauft werde, dann müssen aber Papierbelege (Quittungsblock) erstellt werde und der Defekt muss möglichst schnell behoben werden.

Benötigt bei einem Filialbetrieb jede einzelne Filiale / Kasse eine TSE oder kann das zentral eingesetzt werden?

Grundsätzlich ist auch eine zentrale Lösung möglich, dann muss eine solche "TSE-Connect-Box" aber von den Filialkassen per Netzwerkprotokoll in der Zentrale erreichbar sein.

Wird der TSE-Ausfall durch die Kasse angezeigt?

Ja, die Kasse muss prüfen ob die TSE funktionsfähig ist und bei deren Ausfall eine Warnung ausgeben.

Muss die TSE nach einer bestimmten Zeit getauscht werden?

Ja, wenn das Zertifikat abgelaufen ist. In Abhängigkeit von der TSE ist das nach 3, 5 oder 7 Jahren der Fall.

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Howto - Was muss ich als Händler machen?

Am 25.09.2019 haben die Bund und Länderfinanzverwaltungen eine Übergangsfrist bis zum 30.09.2020 beschlossen. Das heißt, dass die Inbetriebnahme einer TSE spätestens ab September 2020 zwingend erforderlich ist. Ab dem 1.1.2020 dürfen bereits Prüfungen stattfinden. Sie müssen dann glaubhaft nachweisen können, dass Sie bereits Bestrebungen unternehmen Ihre Kassensysteme aufzurüsten. (Stand Oktober 2019)
Nach der bisherigen Auffassung kann die TSE nur sicher mittels Hardware (z.B. einem USB-Stick oder einer Netzwerk-Box) gelöst werden. Ob auch eine rein cloudbasierte Softwarelösung erfolgreich durch die Zertifizierung gehen wird, ist bisher unklar.

Unglücklicherweise steht derzeit (Stand Juni 2019) noch keine zertifizierte TSE zur Verfügung, da die Angaben für die Hersteller fehlen. Insofern ist die genaue Umsetzung noch offen. Sicher ist nur, dass die Kassenbelege manipulationssicher abgelegt werden müssen. Dabei ist eine Verkettung der Belege in Reihe gefordert. Dies verhindert eine nachträgliche Veränderung von einzelnen Belegen.

Die Kassenhardware und -software muss ab 2020 den Anforderungen der Kassensicherungsverordnung gerecht werden. Dazu gehört das Vorhalten eines Anschlusses für die TSE. Das Kassensystem muss sich upgraden lassen. Geht das nicht, entstehen nach einer Übergangszeit hohe Strafgelder. Zu beachten ist: 

  • Neue Kassensysteme müssen bis Dezember 2019 grundsätzlich die Anforderungen erfüllen beziehungsweise aufrüstbar sein. 
  • Die Übergangsfrist für nicht aufrüstbare Kassensystseme gilt voraussichtlich bis zum Dezember 2022. 
    • Die Weiternutzung bis 2022 ist möglich, wenn sie dem BMF Schreiben vom 26.11.2010 im Sinne der GoBD entsprechen. 
  • Ab 2020 gibt es eine Pflicht zur Ausgabe von Quittungen - eine Belegausgabepflicht. Wenn Unternehmen ihre Ware an viele unbekannte Personen verkaufen, können sie davon befreit werden.  
  • Ab 01.01.2020 müssen neu angeschaffte elektronische Kassensysteme und die zugehörige TSE beim Bundesfinanzministerium gemeldet werden. Wurde das Gerät vor dem 01.01.2019 angeschafft, muss die Meldung bis zum 31.01.2020 erfolgen. 

 

Anforderungen 2020

✔ Belegausgabepflicht tritt in Kraft
✔ Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) wird verbindlich
✔ Meldepflicht für neue Geräte beim Bundesfinanzministerium (BMF)


 

 

Wechsel / Übergangszeit

✔ Ein Wechsel der Hardware ist nur nötig, wenn nicht aufgerüstet werden kann.
✔ Die Übergangszeit für alle Geräte, die bis 31.12.2019 angeschafft werden, gilt bis 31.12.2022.
✔ Wenn Sie feststellen, dass Ihr Kassensystem nicht den Anforderungen entspricht, planen Sie rechtzeitig den Wechsel.

 

Software prüfen

✔ Ist die Kassensoftware "GoBD konform"?
✔ Brauchen Sie ggf. ein Update?

Die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung gelten seit 2017. Die Daten müssen 10 Jahre digital archiviert und jederzeit bei der Kassen-Nachschau vorlegbar sein. Ab 2020 besteht Belegausgabepflicht.

 

Hardware prüfen

✔ Gibt es eine TSE für die Kassenhardware?
✔ Wie hoch sind die Kosten der TSE?

Sie haben bei "alten" Kassensystemen für die Umstellung eine Übergangsfrist bis Dezember 2022. Sichern Sie sich ab, dass es eine TSE für Ihre Kassenhardware geben wird und klären die Kosten.

 

 

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Es handelt sich auf dieser Seite um Informationen zur Kassensicherungsverordnung. Als Softwareanbieter für den Handel können und dürfen wir keine Rechtsberatung übernehmen.

 

Vorgaben/Richtlinien zur GoBD

 

Nützliche Quellen für mehr Infos

 

 

 

 

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