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Warenwirtschaft

Was ist Warenwirtschaft?

Lagerbestände, Warenströme, Einkaufsprozesse, Kundenbestellungen und Controlling: Es wird schnell unübersichtlich alle Prozesse im Unternehmen im Blick zu behalten. Hierbei unterstützt die Warenwirtschaft – abgekürzt WaWi oder WWS. Die grundlegende Aufgabe eines Warenwirtschaftssystems liegt darin, sämtliche Bewegungen der Waren im Unternehmen zu erfassen und abzubilden. Die Warenwirtschaft unterstützt somit die Mitarbeiter in verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens beim reibungslosen Ablauf in der Verwaltung der Waren. Das beginnt beim Erfassen der Daten im Wareneingang, beinhaltet das Überwachen des Bestands von Waren und regelt die Bewegungen in der Logistik.

In der Disposition beziehungsweise dem Einkauf liefert die Software wichtige Daten. Damit lassen sich Bestellmengen optimieren und je nach Warenwirtschaftssystem und Unternehmen ein Automatisierungsprozess für Bestellungen beim Lieferanten hinterlegen. Auch im Verkauf kommt ein Warenwirtschaftssystem gewinnbringend zum Einsatz, da das System die Bestände steuert und je nach Bestand die Waren verschoben werden können.

Aufbau einer Warenwirtschaft

In der Regel handelt es sich bei der Warenwirtschaft um eine Datenbank in der die Stammdaten und der Warenfluss eines Produktes verwaltet werden. Zur Angabe des Artikels gehören unter anderem der Name des Lieferanten, die Stückzahl, Liefertermine, Einkaufs- und Verkaufspreis, Produktbeschreibungen, Produktbilder und viele weitere Informationen. Diese können je nach Produkt angepasst werden. In der Datenbank werden die Bestände erfasst und Verschiebungen des Artikels in die Logistik, ein Geschäft oder auf einen Marktplatz gespeichert.

Zu den Grundfunktionen einer Warenwirtschaft gehören:

  • Erfassung des Wareneingangs
  • Erfassung des Warenausgangs
  • Erfassung der Bestellungen / Disposition
  • Dispositionshilfen und Bestellvorschläge
  • Bestellabwicklung und Überwachung - Darüber hinaus können noch weitere Funktionen bereitstehen
  • Die komplette Steuerung des Warenflusses
  • Informationen über die Lieferanten
  • Automatische Rechnungserstellung & Mahnwesen
  • Unterstützung bei der Inventur
  • Bereitstellung von Statistiken V
  • erwaltung der Kundendaten Offen, geschlossen oder doch integriert

Es kann sein, dass in einem Fachmagazin oder der Beschreibung eines Systems über ein offenes, geschlossenes oder integriertes gesprochen wird. Diese drei Unterscheidungen sind leicht erklärt.

Offene Warenwirtschaft: Wenn nicht die Grundfunktionen (siehe vorherigen Punkt) abgedeckt werden, handelt es sich um ein offenes System. Das kann Sinn machen, wenn nicht alle Funktionen benötigt werden.

Geschlossene Warenwirtschaft: Ein geschlossenes System erfüllt alle aufgelisteten Grundvoraussetzungen und bietet umfangreiche Möglichkeiten, um seine Prozesse zu optimieren.

Integrierte Warenwirtschaftssysteme: Über den gewöhnlichen Funktionsumfang einer Warenwirtschaft hinaus können über Schnittstellen Banken, Lieferanten oder Marktplätze an das System angeschlossen werden. Dies ermöglicht eine weitere Optimierung und Verschlankung der alltäglichen Arbeit.

Je nach Anforderung des Unternehmens können diese Erweiterungen des Funktionsumfangs Sinn machen.

 

Vorteile der Warenwirtschaft

Das Unternehmen ist gewachsen und die aktuelle Software - meist Excel - wird den Anforderungen nicht mehr gerecht. Oder das aktuelle System bringt nicht die nötige Automatisierung im Alltag? Es lohnt sich schon rechtzeitig an eine Warenwirtschaft zu denken. Mit einem Warenwirtschaftssystem profitiert man von vielen Vorteilen. Überblick über wichtige Kennzahlen
  • Höhere Transparenz im Unternehmen
  • Zeitersparnis bei der Erstellung von Angeboten, Aufträgen und Rechnungen
  • Zeitersparnis durch die Eingabe der Daten in ein System
  • Optimierung des Lagerbestandes und Einkaufs
  • Zeitsparende Lagerhaltung durch einfache Datenerfassung
  • Verwaltung verschiedener Vertriebswege in einem System
  • Echtzeitauswertung
  • Kundenverwaltung und
  • Marketingaktionen durch CRM

Die Kosten eines Warenwirtschaftssystems

Die Frage nach den Kosten einer Warenwirtschaft und ob sich das lohnt, kommt über kurz oder lang auf den Tisch. Jedes Unternehmen ist individuell und hat ganz eigene Anforderungen an die Warenwirtschaft. Das fängt bei der Größe des Unternehmens an und mündet in den ganz speziellen Anforderungen für das Unternehmen. Welche Systeme müssen mit der Warenwirtschaft verbunden werden? Gibt es ein Kassensystem oder wird dieses ebenfalls benötigt? Welches Reportingtool soll eingesetzt werden? Das sind nur einige Fragen, die hier beantwortet werden müssen. Danach entscheidet sich der Aufwand, denn das Warenwirtschaftssystem wird entsprechend der individuellen Anforderung angepasst. Nur so können alle Systeme miteinander kommunizieren, sodass von den Vorteilen profitiert werden kann.

Einführung / Wechsel eines Warenwirtschaftssystems

Es sollte schon bei der Unternehmensgründung darauf geachtet werden, das richtige Warenwirtschaftssystem zu implementieren. Das hängt von vielen Faktoren ab. Unter anderem die Größe des Unternehmens, Ziele des Unternehmens, geht es um einen reinen stationären Handel oder soll auch online verkauft werden. Bei der Suche nach der richtigen Software sollten diese Fragen geklärt werden. Gerade Warenwirtschaftsprogramme für klein- und mittelständische Unternehmen - sollten auf Wachstum ausgerichtet sein. Nichts ist so beständig wie der Wandel. So kann es sein, dass die aktuelle Warenwirtschaft nicht mehr Ihren Ansprüchen genügt und an seine Grenzen stößt. Gerade bei strategischen Veränderungen ist es wichtig zu prüfen, welche Software den Anforderungen gerecht wird. Beispielsweise sind einige Warenwirtschaften auf den Online-Handel spezialisiert, andere wiederum fehlen die Schnittstellen zu Marktplätzen.

Viele scheuen diesen Wechsel, aber er kann notwendig sein, um das Unternehmen langfristig nach vorne bringen. Ein nachträglicher oder späterer Wechsel erfordert viel mehr Aufwand. Wichtig ist auch zu beachten, welches Shopsystem im Einsatz ist. Magento und Shopware sind sehr verbreitet. Eine Warenwirtschaft sollte zum Beispiel Schnittstellen zu Magento oder Shopware bereitstellen, wenn diese Shopware genutzt wird. Viele Unternehmen sind international tätig. Somit kann es nötig sein, dass das Warenwirtschaftssystem auf Englisch, Französisch und in weiteren Sprachen zur Verfügung steht. Je nachdem, in welchen Ländern die WWS zum Einsatz kommt, sollten verschiedene Sprachmandanten wie englisch, französisch, spanisch oder auch arabisch zur Verfügung stehen.

Unterschied zwischen Warenwirtschaft & ERP

Oft werden die beiden Systeme Warenwirtschaft und ERP (Enterprise Resource Planning) synonym benutzt. Dazwischen gibt es aber einen Unterschied, der schon im Begriff zu finden ist. Warenwirtschaft hat die Lagerhaltung, die Beschaffung und den Fluss von Waren im Fokus. Ein ERP lässt sich ganzheitlicher einsetzen. Es hat die Funktion Waren, Kapital und Personal zu verwalten. Es dient dazu die gesamten Geschäftsprozesse zu optimieren. Dies kann für bestimmte Branchen, bei denen es um die Vermarktung von Dienstleistungen geht, interessant sein.