Kassensicherungsverordnung (KassenSichV)

Was ist eine Kassensicherungsverordnung (KassenSichV)?

Bei der Kassensicherungsverordnung handelt es sich um eine gesetzlich geforderte Absicherung der Kasse gegen Steuerbetrug durch Unternehmen. Seit Januar 2020 muss bei jedem Kassensystem die vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik zertifizierte Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) integriert sein.

Welche Anforderungen gelten für eine elektronische Kasse?

Die Verordnung zur Bestimmung der technischen Anforderungen an elektronische Aufzeichnungs- und Sicherungssysteme im Geschäftsverkehr — kurz: Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) — präzisiert die Anforderungen des § 146a der Abgabenverordnung (AO) aus dem Jahr 2016.

Die KassenSichV legt folgende Punkte fest:

Welche elektronischen Aufzeichnungssysteme von der AO betroffen sind
Wann und wie die Protokollierung von digitalen Grundaufzeichnungen erfolgen muss
Wie die Grundaufzeichnungen gespeichert werden müssen
Die Anforderungen an eine einheitliche digitale Schnittstelle, die technische Sicherheitseinrichtung und den Beleg
Kosten der Zertifizierung

Die Kassensicherungsverordnung wurde am 26. September 2017 im Bundesgesetzblatt veröffentlicht und gilt seit dem 1. Januar 2020. Allerdings galt bis zum 30. September 2020 eine Nichtbeanstandungsfrist. Spätestens seit diesem Zeitpunkt müssen jedoch alle Kassen-, Abrechnungs-, Sicherungs- und Aufzeichnungssysteme gesetzeskonform umgestellt sein. Kassen müssen etwa über eine sogenannte technische Sicherheitseinrichtung verfügen, abgekürzt TSE. Ziel der Kassensicherungsverordnung ist, Manipulationen an Registrierkassen zu verhindern.

Ein neues Kassensystem sollte inzwischen also jeden Vorgang digital speichern. Für die Unternehmen, die eine Kasse einsetzen, besteht zudem eine Belegausgabepflicht.

Welche Information muss auf dem Beleg stehen?

Das Kassensystem muss bei der Belegausgabe die folgenden Informationen berücksichtigen können:

Name und Anschrift des ausgebenden Unternehmers
Datum der Transaktion
Menge und Art der verkauften/gelieferten Artikel oder Umfang und Art der sonstigen Leistung
Entgelt und Steuerbetrag/Steuersatz
Betrag je Zahlungsart
Zeitpunkte (Beginn/ Ende) der Abrechnung
Transaktionsnummer
Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder Sicherheitsmoduls
Signaturzähler
sowie ein Prüfwert

Auf den Bons der Kasse müssen alle Angaben vermerkt sein. Der Beleg kann als Bon in Papierform und auf Kundenwunsch auch elektronisch, zum Beispiel als PDF, an die E-Mail-Adresse des Kunden ausgegeben werden.

Wie funktioniert die TSE?

Einmal in das Kassensystem integriert, protokolliert ein Sicherheitsmodul die Kasseneingaben ab Beginn des Vorgangs und schützt sie so vor unbemerkten, nachträglichen Veränderungen. Ein Speichermodul sorgt für die Einhaltung der gesetzlich vorgegebenen Aufbewahrungsfrist der Daten und bietet eine einheitliche, digitale Schnittstelle für die Datenübertragung, falls diese vom Finanzamt zur Prüfung auf Richtigkeit und Vollständigkeit angefordert werden. Ziel der Technischen Sicherheitseinrichtung ist es also, die nachträgliche Manipulation von elektronischen Aufzeichnungen im Einzelhandel unmöglich zu machen und den Schutz vor Umsatzsteuerbetrug zu gewährleisten.

Anbieter von Kassensoftware haben ihren Teil zur geforderten Lösung beigetragen. Sie haben eine entsprechende Schnittstelle entwickelt, die die vorgeschriebenen Daten der Unternehmen für das Finanzamt an die TSE übermittelt.

Cloud TSE statt Hardware

Entsprechend der Verpflichtung zur Ausstattung bestehender Kassensysteme mit einer technischen Sicherungseinrichtung sind sämtliche elektronischen Aufzeichnungssysteme mit einer vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifizierten TSE auszustatten.

Bei der TSE-Lösung kann es sich sowohl um eine Hardware-TSE oder um eine Cloud TSE handeln. Bei der Umsetzung wurde deutlich, dass bei einer Reihe von Kassensystemen nur die Absicherung über eine Cloud TSE möglich ist. Denn manche Geräte verfügen z.B. nicht über entsprechende Schnittstellen für den USB-Stick- bzw. den SD-Karten-Steckplatz - oder die Kasse läuft auf einem Betriebssystem, welches ansonsten nicht TSE-fähig wäre.

Bis Cloud-TSE Lösungen entwickelt und zertifiziert waren, dauerte es zunächst. Die erste Lösung war seit dem 29.01.2021 mit der Cloud-TSE der D-Trust GmbH so weit, und die Lösung der Swissbit AG einen Monat später. Eine weitere dauerhaft zertifizierte Cloud TSE ist die Cloud-basierte Umsetzung der Fiskaly. Alle zertifizierten TSE Lösungen sind auf der Website des BSI zu finden.

Die Vorteile der der Cloud-TSE gegenüber z.B. einem USB-Stick, sind die kombinierbare zentrale Datenhaltung und Ausfallsicherheit und im Gegensatz zu Hardware TSE tritt hier kein Verschleiß ein.

Vorteile der Cloud TSE im Überblick

Durch die Nutzung der Infrastruktur eines zertifizierten Cloud-Dienstleisters für die Sicherung der Kassendaten erübrigt sich die Anschaffung und Wartung eigener Hardware. Unternehmen zahlen stattdessen eine monatliche Gebühr an den Cloud-Dienstleister.
Die Daten aus der Kasse werden verschlüsselt und an den Cloud-Dienstleister übertragen. Von dort sind die Daten direkt verfügbar, werden zentral gespeichert und sind für das Unternehmen von überall abrufbar. Sie können von dort auch den Finanzbehörden zur Verfügung gestellt werden.
Eine Cloud-Lösung ermöglicht Unternehmen mehr Flexibilität, sei es bei Änderungen ihre Systemlandschaft oder bei verändertem Speicherbedarf. Die Kapazität des Cloud-Speichers lässt sich ggf. erhöhen oder reduzieren.
Die Kassendaten werden verschlüsselt übertragen und sicher in der Cloud gespeichert. Dort sind sie vor Manipulation und Verlust geschützt.
Die Cloud TSE erfüllt die gesetzlichen Anforderungen der Kassensicherungsverordnung und es ermöglicht Unternehmen, ihre Kassensysteme rechtskonform zu betreiben.

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